大手企業、品質保証部門サラリーマンの日常と実態

旧帝大クラス大学・大学院卒、品質管理技術者の日常と実態

内部監査をしていないとISOの本審査でメジャー(重大な不適合)を喰らう、知ってましたか?

 本当です。ISOのルールで決まっています。

一般的にはあまり知られていないですが

 

企業内でISOの準備に携わっている人なら

常識的な知識となっております。

 

メジャーを受けることだけは

何としてでも避けなくてはいけません。

認証取り消しになりますからね

 

内部監査自体は、そんなに難しい仕組みでは

ありません。しかし、本審査の向けて

準備するにあたり、僕の経験上、

いつもここで骨が折れる苦労をしています。

 

大きく言うと、年間計画の発行遅れ

計画対比の実施遅れ

指摘事項のフォロー遅れ

となります。

 

まず年間計画書の発行遅れ

特に決まりはないですが、一般的には

1月に年間計画書を、社内や

事業所内に発行していると思います。

 

しかしISOの業務は、日常業務の

主ではなく、どうしても後回しにしがちなので

(というのも、ISOの認証とか抜きとしたら

ISO内部監査を全然やらなくても、

何か問題になることはないのを

皆、薄々知っている)

 

2月、3月と発行が遅れるわけですよ。

僕も工場内でISO9001、IATF16949

の主担当をしていたときは、発行が

3月くらいに遅れていました。

 

年間計画を3月に発行したからといって

本審査で指摘をくらうことはありません。

しかしながら、対象となるプロセス(部門)が

多い場合は、監査の実施計画のスケジュールが

タイトになってしまいます。

 

企業内では、年間行事や、定例会議、重要会議

管理職の出張などなどにより、

空いたスケジュールを確保するのも、それなりに

苦労はするはずですね。

 

そして、とある部署が突発の別案件が

入ったから、リスケジュールをしてくれ

と言ってきたら、実施計画をあと倒しに

する必要があります。

すると、年末にかけてどんどんスケジュールが

タイトとなってくるわけで。。

 

しかも指摘事項に対する、是正処置は

いつまでに終わらせろというルールも

特に規定はありませんが

やはり、年内には終わるようにしておきたいものです。

 

そうしないと、年間報告書を書くときに

とある指摘事項は、次の年の例えば3月くらいに

終わるとか、指摘事項の一覧表で書かないと

行けなくなります。

そうすると、その年で完結しなく

次の年でフォローを継続しなければならない

煩雑さがやや増します。

 

二つ目は計画対比の実施日のフォロー

対象部署数が15個くらいあると、事務局は

スケジュール確保に追われ、それぞれが審査自体を

したかどうかのフォローも必要です。

まず、内部監査員をそれぞれ15個の対象部署に

審査員として割り当てないといけません。

こういうときに、内部監査員が少ないと苦労しますよ

 

数少ない内部監査員に、複数回いろんな部署で

審査をしてくれと、頼まないといけません

これが課長などの管理職だったら、気が思いですね

別の記事でも別途詳しく説明しますが

内部監査員を増やしておくことは重要です。

僕のいた工場では、35人くらいはいましたよ!

 

全部署フォローするのは、遅れがちにあります。

ここは綿密に、事務局がフォローする必要あります。

特に内部監査をとある部署で行った後に、

内部監査員は、監査レポートを報告書として

事務局に提出しなくてはいけません。

この発行遅れが一番多いのです。

 

事務局もフォローが遅れがちです。

なぜなら工場内でISOの事務局をしている人も

普段は、別の日常業務に追われ

ISOは後回しになりがちだからです。

 

ここは一番注意しましょう。

監査に慣れていない内部監査員も

多いことを自覚しましょう。

そのような監査員の場合、報告書を

温めて、すぐに出してこないケースが多いです。

 

最後は指摘事項のフォローです。

ISOの要求事項としては、指摘事項は

納期内に遅延なく是正処置が完了することが

求められております。

 

なので、被監査部署が受けた指摘事項に対して

自ら設定した納期に対するフォローは必須です。

よくあるのが、本審査の1週間くらい前に

内部監査の個々の報告書を集めていて

 

納期に対するフォローが全然終わってないとか

そんなので、かなり苦労してきて

準備に多くの時間を費やしました。