大手企業、品質保証部門サラリーマンの日常と実態

旧帝大クラス大学・大学院卒、品質管理技術者の日常と実態

ISO9001の本審査での庶務・事務的な手続き・段取りは完璧か?チェックリストを提供します

ISO9001の本審査を迎える上で、庶務業務で重要な点を書きます。

下記をやっておけば完璧です。本番でも臆することなくスムーズに迎えれます。

 

・日程は工場や会社の大きな行事と重なっていないか?

・工場長のスケジュールは抑えたか?

・工場長へ事前に聞かれそうな内容をインプットしたか?

・応接室は抑えたか?

・会議室は抑えたか?

・プロジェクターは準備したか?

・審査員や工場幹部のネームプレートは用意したか?

 

・ホテルの手配要否は確認したか?

・弁当の手配は済んだか?

 

・当日のアテンド者は決めたか?

・お茶の用意はしたか?

 

・計測器の現場審査時は、設備・校正要員も同行を依頼したか?

・工場の安全教育資料は用意したか?

・工場の見学時に、ドアを開ける要員は確保したか?

・工場見学時に、案内係は用意したか?

・見学通路の3Sは十分か?

・当日見せようとしているマシーンは、生産しているか?(休転していないか?)

・工場見学時は、先導員や安全確保の要員を配置したか?

・インカムは用意したか?(工場見学時はあったほうがいい)

・インカムの充電は十分か?

・審査員の安全靴や帽子は用意したか?

・工場のパンフレットは用意したか?

・工場が広い場合、移動にマイクロバスと運転要員は確保したか?

・工場内の各幹部や主要な人員のPHSの一覧表は準備したか?

 

・守衛所には、審査員が当日何時に来るか知らせたか?

 (タクシーならいちいち止めずに、そのまま玄関まで通してもらう)

・事務所の社員らには、審査員が来る時間を伝えたか?

 (来たと同時に全員で立ち挨拶する)

 

・審査部署には、開始時間の会議室への入室に遅れがないように周知したか?

(だらだら遅れて入るとよくありません)

・オープニングミーティング、クロージングミーティングに

 遅れないように会議室へ集合することを幹部らに周知したか?

・オープニングミーティングや、クロージングミーテイングの席次表を作ったか?

上記の座席数を数え、不必要な人員は参加しないように言ったか?

 

・審査中にメモをとる要員は確保したか?

・初日の審査時に、ほかの部署や工程からも同席して、どんな質問が来るか

  聞いておくように、各部署へ周知徹底したか?

 (審査員により、聞く内容に特徴があるので、ぜひほかの人たちも

  端っこのほうで、同席させます)

 

これらのチェックシートは、私自身が工場にて4年にもわたり、ISOの本審査の窓口をしてきて、実際に厳しい審査員と渡り歩いてきたからこそ、言えるものです。

ここには血と涙と苦労したことを凝縮して書いています。

 

ぜひ参考にしてもらえたらありがたいです。