これは基本です。
4M変更とは、人・モノ・方法・機械を変更した時のことを差します。大小含めて、工場では日常的に行われています。
各工程内の日常改善レベルや、機械を修繕したレベルなら問題ないですが、大きな4Mが関わるときは、現場にいる作業員にまでそれを周知しておく必要があります。
ではスタッフ部門、間接部門の人たちは、4M変更を自ら提案して実行化するときに、どのようにして工場内の人たちに周知すべきでしょうか。
それは文書です。通達書のようなA４1枚で、発信します。できれば規定フォーマットとしておくことがよいです。具体的には工場での品質運用のマニュアル・手順書に、4M変更についても記述し、規定フォーマットを作っておくのです。
課長の承認得てハンコをつけた文書を、pdfでメールに添付したり、FAXなど製造現場の課長や主任さんたちや、技術課、生産管理課などにも送付します。
それだけでは不十分です。時にかかわる製造現場に関しては、通達書を印刷して、主任のところに直接持参して、簡単に説明します。そして各班の班長さんらに、きちんとシフト交代時に、申し送ってもらうようにします。
そして自らも、最初のシフト交代時の班長らのミーティング時に顔を出して、自ら説明をするのです。
そうすれば、製造現場の隅々まで伝わるようになります。
一番まずいのは、口頭だけです。これだと漏れます。
またメールだけもあまりよくありません。後から棚卸ができませんし、履歴としても残りにくく、ISO上もあまりよくありません。
もちろんそんな大してないレベルのことなら、メールでもいいですが、品質に影響を及ぼすような４M変更時には、必ず文書で伝えましょう。
そして製造課にて実行してもらった後の、フォローもきちんとしましょう。具体的には、作業員へ使い勝手や使いやすさを聞いたり、何か特異な変化や異常がなかったかなど、聞きこんだりチェックシートに書き込んでもらったりして、数日様子をみるというものです。チェックシートもYes/Noでこたえられるように、簡素化して作りましょう。
問題がなければその４M変更はクローズとなります。あっ、そして忘れてはいけないのが、FMEAにも反映しておきましょう。残しておくと後世に残り、財産となります。これは自動車産業の場合には重要です。それ以外の産業の場合は、FMEAは特に要求されていないので、この話はとりあえず忘れて問題ないです。
お疲れさまでした。
