ISO9001とIATF16949内部監査のチェックリストの作成ポイントを教えてください

工場、製造所における

ISO9001とIATF16949内部監査において

内部監査員による監査の見方のばらつきを

少なくするには

 

チェックリストの充実化が必要です。

 

チェックリストは、企業内で本社機能から基本となる

チェックシートが、ルールとして決まっており、

既に提示されているのかもしれませんが

 

個人的には、工場内のISO事務局にて

独自に作成することをお勧めします。

僕は、自分でチェックシートをオリジナルで

作成して、課長に承認もらい、工場内の

内部監査で活用をしていました。

 

そうしたほうが良い理由はいくつかあります。

 

①本社機能から提示されるチェックシートの

 内容が小難しくわかりにくい可能性がある

 

ISOの要求事項の文言や

用語・言い回しをそのまま引用した

ようなチェックシートとなっているケースが多く

まず製造現場にとって、何を言っているのか

何を準備したらいいのかわかりにくいことが

あるからです。

 

②本社機能から提示されるチェックシートは

必ずしも、自分の工場で重点的に確認したい

項目と異なる

 

自分の工場の弱みや、昨年度の本審査での

指摘事項の重点フォローなど、組織により

確認したいポイントは異なるはずです。

 

チェックシートを作成する時のポイントを

教えます。

 

まずチェックシートのボリュームに

関してですが、A4 1枚で十分です。

こう書くと、

 

「えっ、待ってください」

「だって、ISOの要求事項は100以上あり、

それぞれの個々の要求事項に関しても

内容(文)が長いですよね」

 

ならばチェックシートは、何枚にも

及ぶのでは?と思う方もいるかと思いますが

それは間違いです。

 

僕もかつて、そう思い、A3で5枚分くらいに

亘る長いチェックシートを、各内部監査員に渡し

この中で優先度を2段階(つまり必須と、WANT)

(これも、僕の匙加減ですが・・・)

に分けたので、網羅的に見よと指示したのですが

 

みんなにとっては、難しすぎてうまく

見ることがなかったようです。

 

なので、チェックシートはシンプルに

項目としては、20個くらいでしょうか。

それくらいでA4 1枚にしました。

 

では、約20個のチェックシートは

どのような内容を盛り込めばよいでしょうか。

 

まず大きくは

①前回の本審査と内部監査の指摘事項が

 継続して改善維持されているか

 

②ISOの要求事項の網羅性

4~8章までの要求事項において

重要そうなのを2個ずつくらい選んで入れましょう。

 

ここで入れていくとよいのが

・品質目標と実績、未達の場合の改善(プロセスアプローチ)

・コアツールが、それぞれ行われているか

・クレームや品質トラブルの是正活動

・教育訓練

・文書管理

・計測器管理

・継続的改善活動

 

このあたりになります。

※それぞれのチェック項目には、要求事項の

4.1.2みたいな、ISOの要求事項番号も書いておきましょう。

そうすれば、ISOの要求事項の重要ポイントを

網羅的に監査していることを示せます。

 

毎年同じチェックシートだと。網羅とは言えないので

主要な項目は固定しつつも、毎年、ISOの要求事項にて

確認する項目は、少しずつ変化させるといいです。

 

③製造工程監査

QC工程図をもとに、その通通り

やれているかを監査しましょう

 

④シフト監査

直間の申し送りや、直切り替わり後の

現場のオペレーションが前の直と

同じであるかをチェックしましょう

 

⑤製品監査

検査工程では、必ず必要です。

 

これらのチェックシートの

各項目に対する、確認結果までは

詳しく書く必要はありません

(つまりチェックシートの各項目の

右側に空欄を設けて、設問ごとの

結果を書く必要まではありません)

あくまで内部監査時のチェックシートです。

 

では、各プロセス(監査対象各部署)

における監査結果は、チェックシートとは、

別に専用帳票に書くといいです。

 

ここにどのような内容を書くとよいかは

次回詳しくご説明しましょう

 

 

 

 

新規の内部監査員の育成・登録方法を教えてください。外部研修が必要でしょうか?

各事業所や、工場内に

ISO9001やISO/IATF16949の

内部監査員が何人かいるかと思います。

 

しかし、内部監査員という者は

異動、定年退職などのいろんな要因で

毎年必ず減っていきます。

 

なので定期的に補充をしなければ

どんどん人数が減っていき

内部監査を行うにも支障が

出てくるようになります。

 

では、新しい内部監査員を増やす、

新規登録するには、どのような教育や

研修が必要なのでしょうか。

 

何か外部機関で、研修を受けさせにいく

必要があるのでしょうか?

 

答えは、外部の研修機関に受けさせに

行ってもいいですし、

工場など事業所の中で、教育をして

登録しても構いません。

 

まず外部研修に受けに行く場合は、

通常の内部監査員育成コースですと

1泊2日のメニューになります。

私も東京にある、民間企業で行われていた

研修コースに参加しました。

 

1日目が座学、2日目が演習だったと思います。

簡単なテストもありますが、受けらせるための

確認テストなので、落ちる心配はありません。

2日目の終わりに、終了証をもらえます。

 

メリットとしては、外部委託の教育なので

社内で研修の準備をしなくていいのと

プロの講師による研修ですので

より深い知識習得が可能となります。

デメリットとしては、1度に少人数しか

送り込めないこと

また毎月行っているわけではなく

年間の研修コースも限られていますので

1年に2~3人新規に増やすことができれば

いいほうでしょう。

料金も、受講費用だけで4万近くします。

 

では、社内たとえば、工場内で

教育をするとしたら、どうしたらいいでしょうか?

テキストなどのメニューは?

確認テストは?

などいろいろわからない点はあるかと思います。

 

私のケースでは、本社のISO推進室が

パワーポイントの教育用の資料を持っておりましたので

それを用いて行い、確認テストも過去作ったものが

ありましたので、自分で少しだけアレンジして

作ってみました。

 

では研修の時間は?

 

座学1時間半程度、確認テストは30分程度

50問くらいの択一式のテストを行いました。

7割以上が合格です。

 

講師は私が行いました。広めの会議室に

30人くらい集めて、パワーポイントで

説明を行いました。

 

研修テキスト内容のレジュメは

主に下記の通りです。

 

ISO9001とは何か?

ISO、社内規格、現場の作業標準書に

至るまでの簡単な体系図

内部監査PDCAの流れ

指摘の仕方、監査調書の書き方

MI-NCやOFIの違い

 

コアツールの説明

APQPなどコアツールは5つありますが、

それぞれパワーポイント1枚~2枚

くらいで説明し、

 

それだけだとイメージがつかないので

実際に社内で普段用いている、

帳票や記録類を実際に提示して

やり方を説明しました。

 

これらを合わせると40ページくらいの

ボリュームなので、要点を絞って

テンポよく説明することが重要です。

 

では100個以上ある、ISOの要求事項は

どのように教育すればいいのでしょうか?

1個1個説明すると日が暮れそうですね。

僕は資料だけ渡して、自己学習ということにしました。

 

ISOの概要説明やコアツールの説明においては、

中には、本社のISO推進室が作った

音声ナレーション付きのパワーポイントの説明

資料をスライドで映して、音声を流すだけという

手法を用いているところもあるみたいですが

それは、絶対にやめたほうがいいです。

 

製造現場からは

大不評だったらしいです。

工場内での内部監査員研修にそれを

用いたらしいですが、

現場の人たちにとっては、

何を言っているのか、

さっぱりわからないとのことでした。

 

製造課の主任や班長レベルの方も

内部監査員研修を受ける機会が

多いと思いますが、多くの方は

高卒です。

 

なので、難しい用語など使うと

まず理解してくれませんし

その瞬間、研修が無意味になります。

 

更に悪いことには

本社のISO推進室に

いる人は、現場経験

工場で勤務した経験がなく

机上のこと、一般論でしか

言えないので、

 

実際の現場のオペレーションとは

そぐわないことを言っており、

役に立たないケースもあります。

 

なので、私は自分で講師をしました。

 

極力、現場の人にも分かる言葉を使い

難しい専門用語も、例えばこうの用語は

こういうことを言っているんです

という補足説明をします。

 

そして普段の現場のやり方に

置き換えて、具体的に説明するようにしました。

実際の現場で使用している帳票とか

を用いて説明したりするといいかと思います。

 

そして、内部監査のやり方においては

具体的にこれとこれをすればいいいと

いうように、的確に説明をするようにします。

 

そして確認テストを行い、

不合格だった人には、少しだけ問題を変えて

追試をさせて合格してもらい

 

工場内にて賞状みたいな終了証を作って

渡して、内部監査員の登録リストを作成し

課長のハンコをもらって保管すればOKです。

 

これをやることで、1回の研修プログラムにて

一気に30人くらい

内部監査員を増やすことも可能です。

 

もちろん内部監査員研修の講師を社内

でする場合は、その人は内部監査員で

ある必要があり(そうしないと

本審査の力量評価にて説明がつかない)

 

自らしっかり語って説明できるように

関連の専門書を読破して

普段の事業所内の業務に置き換えたら

ここはこう対応すればいいというのを

語れるレベルになる必要があります。

内部監査をしていないとISOの本審査でメジャー(重大な不適合)を喰らう、知ってましたか?

 本当です。ISOのルールで決まっています。

一般的にはあまり知られていないですが

 

企業内でISOの準備に携わっている人なら

常識的な知識となっております。

 

メジャーを受けることだけは

何としてでも避けなくてはいけません。

認証取り消しになりますからね

 

内部監査自体は、そんなに難しい仕組みでは

ありません。しかし、本審査の向けて

準備するにあたり、僕の経験上、

いつもここで骨が折れる苦労をしています。

 

大きく言うと、年間計画の発行遅れ

計画対比の実施遅れ

指摘事項のフォロー遅れ

となります。

 

まず年間計画書の発行遅れ

特に決まりはないですが、一般的には

1月に年間計画書を、社内や

事業所内に発行していると思います。

 

しかしISOの業務は、日常業務の

主ではなく、どうしても後回しにしがちなので

(というのも、ISOの認証とか抜きとしたら

ISO内部監査を全然やらなくても、

何か問題になることはないのを

皆、薄々知っている)

 

2月、3月と発行が遅れるわけですよ。

僕も工場内でISO9001、IATF16949

の主担当をしていたときは、発行が

3月くらいに遅れていました。

 

年間計画を3月に発行したからといって

本審査で指摘をくらうことはありません。

しかしながら、対象となるプロセス(部門)が

多い場合は、監査の実施計画のスケジュールが

タイトになってしまいます。

 

企業内では、年間行事や、定例会議、重要会議

管理職の出張などなどにより、

空いたスケジュールを確保するのも、それなりに

苦労はするはずですね。

 

そして、とある部署が突発の別案件が

入ったから、リスケジュールをしてくれ

と言ってきたら、実施計画をあと倒しに

する必要があります。

すると、年末にかけてどんどんスケジュールが

タイトとなってくるわけで。。

 

しかも指摘事項に対する、是正処置は

いつまでに終わらせろというルールも

特に規定はありませんが

やはり、年内には終わるようにしておきたいものです。

 

そうしないと、年間報告書を書くときに

とある指摘事項は、次の年の例えば3月くらいに

終わるとか、指摘事項の一覧表で書かないと

行けなくなります。

そうすると、その年で完結しなく

次の年でフォローを継続しなければならない

煩雑さがやや増します。

 

二つ目は計画対比の実施日のフォロー

対象部署数が15個くらいあると、事務局は

スケジュール確保に追われ、それぞれが審査自体を

したかどうかのフォローも必要です。

まず、内部監査員をそれぞれ15個の対象部署に

審査員として割り当てないといけません。

こういうときに、内部監査員が少ないと苦労しますよ

 

数少ない内部監査員に、複数回いろんな部署で

審査をしてくれと、頼まないといけません

これが課長などの管理職だったら、気が思いですね

別の記事でも別途詳しく説明しますが

内部監査員を増やしておくことは重要です。

僕のいた工場では、35人くらいはいましたよ!

 

全部署フォローするのは、遅れがちにあります。

ここは綿密に、事務局がフォローする必要あります。

特に内部監査をとある部署で行った後に、

内部監査員は、監査レポートを報告書として

事務局に提出しなくてはいけません。

この発行遅れが一番多いのです。

 

事務局もフォローが遅れがちです。

なぜなら工場内でISOの事務局をしている人も

普段は、別の日常業務に追われ

ISOは後回しになりがちだからです。

 

ここは一番注意しましょう。

監査に慣れていない内部監査員も

多いことを自覚しましょう。

そのような監査員の場合、報告書を

温めて、すぐに出してこないケースが多いです。

 

最後は指摘事項のフォローです。

ISOの要求事項としては、指摘事項は

納期内に遅延なく是正処置が完了することが

求められております。

 

なので、被監査部署が受けた指摘事項に対して

自ら設定した納期に対するフォローは必須です。

よくあるのが、本審査の1週間くらい前に

内部監査の個々の報告書を集めていて

 

納期に対するフォローが全然終わってないとか

そんなので、かなり苦労してきて

準備に多くの時間を費やしました。

約に立たないISO9001の内部監査

これまで私は、ISO9001や、ISO/IATF16949の

内部監査のとりまとめ役(推進事務局)と

内部監査員をやってきました。

 

工場の品管にいたころにやっていました。

はっきり申しまして、約に立ちません。

 

そもそも皆、幹部などの経営層、ミドル、管理職、現場

共に、内部監査に関心がなく、期待もしていません。

 

内部監査のPDCAとしては、

昨年度の指摘事項や弱点、社内での重点課題を受けて

まず年間計画を作成するわけです。

今年は、こんなところを重視してみます。

各対象プロセスの監査日と、内部監査員は誰誰です、

チェックシートも添付1でつけておくから、

ちゃんとと準備しとけ

みたいなのを、表にして文書を出すわけです。

 

では工場長などが、内部監査に期待するかというと

そうではありません。あまり普段意識していないはずです。

 

また受ける側も、あまりきちんと準備をして

臨もうとするところは、少ない印象を受けます。

更に悪いのが、監査員です。

 

まずISOに関する知識がなさずぎる。

側に間接部門でなく、製造課の担当や

管理監督者が内部監査員になるときでさえ

 

ISOの要求事項もよく読んでいなく

理解していないです。

MSAと聞いても、何のこと?

こんなレベルの場合もあります。

 

内部監査員は、要求事項は

一通り読んで頭に中に入れて置き、

要所要所で、これは、要求事項のこれ

対比で不十分なので、指摘とする

こういう風に次回から直せばいいんだ

 

みたいなことを、即答できなければ

いかないです。これが本来の内部監査員です。

 

レベルが低い場合は、

書類の捺印漏れの指摘、

これが全体の9割を占めます。

あと1割は、文書の有効期限が切れていた

その程度の指摘が非常に多い

 

一方で、本審査では

内部監査はどうだったか?

きちんとISOの要求事項と照らし合わせ

手順を踏んできちんと漏れなくやっているのか?

指摘事項は、きちんとなぜなぜ分析を繰り返し

原因を特定して、再発防止策も打てて、

有効性確認もしたのか?

など、事細かに聞いてきます。

 

これがISO主義と、それを苦手として

軽視する、日本のTQM(現場主体の改善活動)の

ギャップがあるところですね。

 

ISOを有効活用するとしたら、

やはりチェックシートの充実化が一番です。

チェックシートの半分は、義理として

ISOの要求事項の重要な部分を

それぞれの章から必ず1つずつは抜粋して

取り出すようにしましょう。

 

残り半分ですが、これは組織で自由に決めていいです。

自分たちの色を出しましょう。

 

例えば、重要品質問題の再発防止策に

沿った活動や仕組みを重点的にみる

などでもいいかもしれません。

 

そうすれば、内部監査を有効活用

することができます。

 

 

羽田空港のエアポートラウンジ(共用ラウンジ)に行きました。

昨日は、羽田空港から用があり、

地方に向かいました。

 

朝、家を出て、羽田空港行きの

バスに乗りました。

 

羽田空港の国内線の出発ロビーを

抜けると、共用ラウンジがあります。

 

私は、エポスカードのゴールド会員ですので

無料でそのラウンジに入ることができます。

奥さんと一緒に入りました。

ちなみに、同伴者が1名の場合は、同伴者分が

1080円の料金がかかります。

 

連休を挟んだ平日の中日でしたが

午前の出発時間帯は、ややラウンジ内は

混んでいました。といっても、8割くらいの満席率であり

残り2割は空いていました。

 

気になるサービスですが、

コーヒーや、アップルジュースなど

数種類あります。無料です。

 

さらに、ドーナツと、小さな

パウンドケーキのようなものが

1人2個まで無料で食べれます。

(空になっておりましたが・・・)

 

ちなみにアルコール類ですと

有料になりますし

ご飯などの食事(フードメニュー)は

ありません。

 

席は、1つ1つのひじ掛けソファーに

なっており、各席に電源コードの

差し込み口があります。

携帯、Wi-FI、パソコンの

充電ができますね。

 

雑誌や新聞もそこそこ置かれており、

自由に閲覧することができます。

 

広さですが、ANAなどの航空会社の

ラウンジの約半分の広さでしょうか。

でも、満員にはなりません。

 

エポスカードのゴールド会員や

それ相当の他社のカードの会員の為、

客層も、落ち着いていて、しっかり

したような感じの客が多いです。

 

ビジネスマンなどもいました。

 

少なくとも、ファーストフード店や

郊外のファミレスみたいな

ヤンキー系な雰囲気はありません。

 

静かにゆっくりと過ごすことができます。

 

国内線の出発ロビーのエリアにもありますし

国際線にもあります。

内容的には、変わりありません。

 

窓からは誘導路が見えましたよ。

 

そのあと、出発ロビーに移動しました。

ANAでは、沖縄(那覇行き)のフロアありましたが

修学旅行の中学生でいっぱいで、かなり

にぎわっていました。

 

このような光景は、国際線においても

よく見受けられますね。

最近は、羽田空港も国際線で、

いろんな都市に行けるようになっていますね

 

私が知る限りでは、タイのスワナプーム国際空港

インドネシアジャカルタスカルノ空港

中国の上海浦東国際空港などなど

 

バリ島行きとかでしたら、観光客が多いですが

同じインドネシアでも、ジャカルタ行きは

ビジネスマンだらけです。ジャカルタ

観光で行くような場所ではないですね。

 

商業や工業都市です。

 

昨日は、管制システムがダウンして、飛行機と管制塔の

交信ができなくなり、

北海道空域に、飛行機が進入できず

更に飛び立つこともできない大トラブルがありましたね

 

原因は電源供給装置の故障らしく

予備のバックアップのバッテリーも正常に

作動しなかったそうです。

国土交通省が原因を調査しているとのことですが

担当のエンジニアは、おそらく徹夜だったのでは

ないでしょうか。

復旧した後も、本部への報告や、

原因に対する再発防止策はどうするのだとか

なんで、こんなことが起きたんだとか

いろいろ聞かれて、大変だったのでしょう。

 

その影響で、昨日の夜9時あたりは

フライトレコーダーのアプリで、見ていたら

北海道領域を飛行する飛行機は0でびっくりしました。

航空自衛隊F-15戦闘機は、スクランブル

発進できたのでしょうか?

 

ロシアから一気に戦闘機や爆撃機

押し寄せてきたりしたら、もう

手も足もでないですね。

 

新千歳空港も、足止めされた客で

ごった返していたらしいです。

僕は一瞬、北朝鮮サイバー攻撃

ダウンしたのかと思いましたが

杞憂でよかったです。

時期を同じにして、木造の漁船が

秋田に座礁していたみたいで

Q 工程での規格値の設定は、3σで決まるのでしょうか?(工程能力の超基礎)

製造業の工場にて、製品を製造する上で

材料の寸法、物性といった規格値(許容差)を設けると

思いますが、これと工程能力の因果関係は?

 

工程能力の3σで決めるのでしょうか?

いいえ、それは違います。

 

規格値(許容差)というのは、あくまで

顧客要求により決まります。

製品ではこのような性能レベルが必要との

最初のアウトプット要求に基づき

 

それを各工程での材料の物性や寸法などに

ブレークダウンをして、許容差が決まるわけです。

 

ではよく聞く3σとは?

それは、管理図の話でしょう。系のばらつきが

正規分布を示すとしたら、1σに66パーセント、

2σに95パーセント、3σに3/1000の確率で入るというわけです。

 

なので3σから外れるということは

そうとうイレギュラーなケースですね。それを

異常としている。

なので、3σの線が規格値ではないことを覚えて

おきましょう。

 

ちなみに、規格値(許容差)と3σが

同じであるならば、工程能力CPは

1.0となります。1000個中3個くらいが不良品となる

可能性がるということです。

 

 

 

 

 

地方出張(東海道新幹線)

出張は、新鮮で楽しいです。入社したての頃は、出張というと、ものすごく緊張しますよね。普段のオフィスでさえ緊張するわけですがら、出張となると、とてつもないプレッシャーとミッションがあるのでは?と思ってしまいますよね。

でも出張の回数を重ねていくと、出張は楽しいことに気づきます。

 

普段の事務所から抜け出して、上司の目の行き届かないところで、過ごせるわけです。まあ上司と一緒に行くことも多いですが、オフィスにいたら、面倒くさい案件などいろいろ降ってきますが、出張にいけば、それだけにほぼ集中できますし、ある意味楽です。

 

では出張に送り出した上司は、かなりの期待と成果を要望しているかというと、そういうときもあるでしょうが、普段のオフィスにいるときの案件に忙殺されていて、出張したメンバーのアウトプットがどうであったかとか、細かいところまでフォローできずにいることも多々あるものです。

 

なので、のびのびとかつ、堂々と出張では任務に取り組んだらいいと思います。

まず帰りの新幹線か、翌日くらいでもいいので、社内メールで構いませんので、こんな感じだったという、簡単な報告を箇条書き程度で入れておきましょう。そうすればとりあえずは、合格点です。上司や周りの同僚は安心します。

 

そして数日後以内に、出張報告のミーティングの場を設定して、上司に報告したり、場合によっては、報告書を上げるケースもあります(時と場合により、必要なこともあるし、不要な場合もあります)

 

東海道新幹線沿いは、工業地帯が続きますので、出張でたまに行くことがあります。

通常この手の日帰りの場合は

 

朝6時くらいに家を出て、夜は22時を過ぎるというパターンが多いですが、その日は、昼からの用事だったので、ゆっくり目のスタートとなりました。帰りも18時くらいの東京駅

 

東京駅からこだまに乗り、

とある地方都市へ向かいます。

東京~品川~新横浜間は、街並みが都会ですね

 

横浜駅を過ぎて、小田原に行くにつれて、どんどん田舎になります。小田原付近では、湘南の海が一瞬見えるスポットがありますね。そして地方都市に着きましたが田舎でした。駅前は食事するところは、いくつかあるも、建物の高さもそんな高くなく、密集しておらず閑散としておりました。だいたい田舎に工場や事業所がある、最寄り駅はこんな感じで似通っておりますね。

例えて言うならば、新山口彦根三河安城新静岡掛川こんな感じの都市ですね。ど田舎すぎることはない、でも都会に比べたら、全然見劣りしてしまう。これが共通点となります。

大手企業の事業所や工場が田舎にある場合、その周辺は意外と、住宅地が多かったり、スーパーや飲食店などは、道路沿いにそれなりに点在していますね。特に目立つのが、スナックです。メーカーの現場系の場合、男性の比率が多く、さらに本社から転勤で単身赴任で来ている男性もいるので、この手の飲み屋は、需要がかなりあるのです。

 

なので、工場などの周辺を囲うように、必ずと言っていいほど、スナックがいくつもあります。試しにグーグルマップで、大企業の工場がある周りを散策してみてください。

 

帰りの新幹線は、いつも寝るか本読むかしています。

疲れをそこでとるのが一番ですね。

ビールを飲む人もそこそこいますよ。